Você já ouviu falar sobre a auditoria contínua, às vezes chamada de monitoramento de conformidade contínuo? Mas o que é uma auditoria contínua? Como se implementa? E como selecionamos uma ferramenta de tecnologia para ajudar no trabalho? Algumas empresas, embora pareça surpreendente, ainda não utilizam o serviço de auditoria. Por não serem obrigadas pelos órgãos reguladores é um dos maiores motivos. Então, antes de falarmos sobre aas ferramentas para auditoria contínua, vale a pena primeiro se pensar que se sua empresa iniciará sua primeira auditoria, é normal considerar como deve ser minimamente preparada, visto que há auditoria das informações financeiras, contábeis, folha de pagamentos, impostos, controles internos e inúmeras outras informações dependendo do perfil da empresa.
Em uma primeira auditoria é geralmente necessário mais trabalho de verificação, pois é a primeira vez que o auditor avalia a sua empresa. No entanto, em auditorias subsequentes, o nível dos testes de verificação pode ser inferior, especialmente se o nível de controle interno da empresa for percebido como adequado pelo auditor.
O auditor precisa de uma série de documentos contábeis básicos para realizar seu trabalho, que devem ser preparados antes da data de início do trabalho de auditoria. Esta lista constituirá um checklist das informações a serem verificadas. A documentação necessária varia de uma empresa para outra, mas, a título de indicação geral, a empresa deve ter preparado, antes do início da auditoria, cópia do contrato social e alteração do estatuto social, saldos contábeis, contas anuais na data de encerramento contábil do ano, balanço, demonstração de resultados, demonstração de mudanças no patrimônio líquido, demonstração de fluxos de caixa e relatório da empresa, a relação dos modelos de liquidação de impostos do exercício auditado, bem como ter atualizado os respectivos livros de atas, tanto do Conselho de Administração quanto da Assembleia Geral.
Auditoria Contínua e quais seus benefícios Agora sim, partindo do fato que sua empresa já tem um processo de auditoria, vamos falar sobre a auditoria contínua, uma ideia que está se tornando realidade e reduzindo parte do incômodo das organizações que passam por uma ou mais auditorias anuais.
Uma auditoria contínua envolve o monitoramento contínuo dos sistemas e a coleta de dados e evidências normalmente exigidos em uma auditoria de garantia, espalhando todo o tempo e carga de trabalho ao longo do ano. Com check-ins mais regulares de um auditor, para fornecer evidências de que os controles internos estão implementados e funcionando adequadamente, uma auditoria contínua permite que uma organização abdicar de uma auditoria tradicional por alguns anos.
A auditoria contínua espalha a carga de auditoria ao longo do ano. Além disso, o monitoramento mais frequente dos controles críticos que é exigido, é um benefício que ajuda a impedir qualquer quebra de controle durante o ano, que não é detectado até a auditoria anual. Outros benefícios:
· Coleta de evidências de auditoria com menos pressa e esforço;
· Melhor análise dos seus controles através de medições e tendências mais frequentes;
· Melhor alinhamento com o ritmo da mudança em ambientes altamente dinâmicos;
· Uso de ferramentas automatizadas de monitoramento de conformidade, que podem ajudar a economizar tempo e recursos na coleta de evidências;
· Uso de ferramentas para ajudar a automatizar a coleta de evidências e dados, para executar tendências e fornecer informações.
E o que se considera na implementação da auditoria contínua? Se você estiver interessado nos benefícios da auditoria contínua e na implementação, o mais importante é conversar com seu auditor e envolvê-lo desde o início. Os auditores são tão integrados ao processo de auditoria, que sua perspectiva é essencial. Se você não os envolver no início, corre o risco de recuar, porque eles não entendem o novo processo e como podem garantir que os dados que você está fornecendo sejam precisos e completos.
Seu auditor fará a transição junto com você. Então, ao envolvê-lo mais cedo, você pode confiar nos seus conhecimentos de auditoria para responder a perguntas e guiar você de maneira que ainda mantenha sua independência. O auditor ajuda no processo de transição para uma auditoria contínua, analisa se é viável para a sua organização, verifica quais dados sua ferramenta de tecnologia precisa coletar, bem como seu funcionamento.
O próximo passo deve ser a identificação de controles, que podem ser facilmente medidos em uma abordagem de auditoria contínua. Trabalhe com seu auditor para identificar quando certas evidências podem ser coletadas e com que frequência. Em seguida, identifique as ferramentas que podem apoiar o processo.
O uso de ferramentas de auditoria pode reduzir significativamente o ônus da coleta de evidências. As organizações sujeitas a muitas auditorias ao longo do ano terão um retorno do investimento melhor ao implementar ferramentas de auditoria contínua. Examine as ferramentas que você pode aproveitar para sua situação e necessidades específicas de auditoria. A implementação de uma auditoria contínua é uma grande transição e começar pequeno permitirá que você continue desenvolvendo recursos ao longo do tempo.
Ao analisar suas opções para uma ferramenta de coleta de auditoria automatizada, há várias coisas a considerar:
· A ferramenta abrange o seu ambiente técnico? (Por exemplo, Google Cloud, servidores locais, etc)?
· Ela pode se conectar ao ambiente e dele extrair dados?
· Abrange tecnologias relacionadas (Por exemplo, proteção de terminais, gerenciamento de dispositivos móveis, firewalls, scanners de vulnerabilidades, sistemas de emissão de bilhetes, registro e monitoramento de auditoria)?
· Abrange áreas não técnicas, como soluções de treinamento de conscientização de segurança?
· Seus padrões de conformidade são simples de configurar?
· Qual é a qualidade dos relatórios? Algumas ferramentas não satisfazem o que o auditor precisa para entender a fonte das informações, como datas e horários em que os dados foram extraídos.
· Que configuração a ferramenta exigirá para atender às suas necessidades de auditoria? Qual sobrecarga está associada às ferramentas? O que implica o gerenciamento contínuo da ferramenta?
Por fim, você precisa determinar se está confiante de que as informações que a ferramenta está coletando estão completas. As ferramentas devem economizar tempo e esforço e torná-lo mais eficiente. Elas não devem dificultar sua vida.
Ferramentas para a auditoria contínua mais utilizadas Ferramentas para auditoria contínua são recursos tecnológicos utilizados para automatizar e facilitar o processo de auditoria dentro de uma organização. Elas ajudam os auditores a monitorar continuamente as transações financeiras, identificar padrões incomuns, detectar fraudes, avaliar riscos e garantir conformidade com regulamentações e políticas internas.
Alguns tipos comuns de ferramentas para auditoria contínua incluem, por exemplo, softwares de análises de dados. Esses programas permitem aos auditores analisar grandes conjuntos de dados de forma eficiente em busca de irregularidades, tendências e padrões. Eles podem realizar tarefas como detecção de duplicatas, reconciliação de contas e análise de variações.
As ferramentas de monitoramento de transações também são utilizadas, pois rastreiam e monitoram as transações financeiras em tempo real, identificando atividades suspeitas ou não autorizadas. Elas ajudam a prevenir fraudes e garantir a integridade das transações.
Já as plataformas de gerenciamento de auditoria fornecem uma estrutura centralizada para o planejamento, execução e acompanhamento de atividades de auditoria. Elas podem incluir recursos como fluxos de trabalho personalizáveis, painéis de controle e relatórios automatizados.
A robotização de processos (RPA – Robotic Process Automation ) também está sendo utilizada na auditoria contínua, automatizando tarefas repetitivas e rotineiras e liberando tempo dos auditores para se concentrar em tarefas mais complexas e com maior valor agregado.
E atualmente, ferramentas de Inteligência Artificial e Machine Learning também estão sendo cada vez mais utilizadas na auditoria contínua para automatizar tarefas rotineiras, analisar dados complexos e identificar padrões não perceptíveis ao olho humano. Elas ajudam a melhorar a eficiência e precisão da auditoria.
A utilização de ferramentas para auditoria contínua pode proporcionar diversos benefícios, incluindo a redução de custos, aumento da eficiência, melhoria na detecção de fraudes e riscos, e maior conformidade com regulamentações e políticas. No entanto, é importante que as organizações escolham e implementem as ferramentas adequadas de acordo com suas necessidades específicas e garantam a integração eficaz com seus sistemas existentes.
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