A auditoria de processos examina as atividades e etapas do processo para verificar se as entradas, ações e saídas estão de acordo com os requisitos definidos.
É uma avaliação das etapas e técnicas sequenciais do processo dentro do sistema e fornece valor para a gestão pela avaliação dos processos, seu controle, riscos e alcance dos objetivos. A auditoria de processos também pode ser definida como um exame sistemático e independente para determinar se as atividades e os resultados relacionados estão em conformidade com os arranjos planejados e se esses arranjos são implementados de forma eficaz e adequados para atingir os objetivos. Atualmente, a auditoria de processos é uma das principais ferramentas de gestão, pois fornece evidências objetivas sobre a necessidade de redução, eliminação e, principalmente, prevenção de não conformidades. Os resultados dessa auditoria podem ser usados pela administração para melhorar o desempenho da organização.
A auditoria de processos é normalmente realizada para objetivos como (a) avaliar o sistema da organização em relação a um padrão de sistema, (b) determinar a conformidade ou não conformidade dos elementos do sistema com os requisitos especificados, (c) determinar a eficácia de o sistema implementado para atender aos objetivos especificados, (d) oferecer uma oportunidade de melhoria no sistema, e (e) atender aos requisitos estatutários e regulamentares.
As etapas da auditoria de processos começam com a definição do escopo e frequência da auditoria. O escopo é determinado pelas necessidades da organização e a frequência é determinada após considerar-se os requisitos especificados ou regulamentares e quaisquer outros fatores pertinentes. A auditoria interna e externa devem fazer parte do cronograma.
Na fase de preparação, como base para o planejamento da auditoria, o profissional deve revisar os manual e procedimentos para depois desenvolver um planejamento de auditoria deve ser feito junto com a empresa auditada. Este planejamento deve incluir o objetivo e o escopo da auditoria juntamente com as atividades a serem auditadas, as pessoas que são diretamente responsáveis pelas atividades auditadas, documentos de referência, data, hora e local da auditoria, cronograma com o tempo previsto e a duração de cada atividade, cronograma de reuniões, entre outros.
O profissional da auditoria de processos tem a responsabilidade de preparar o relatório, que deve refletir fielmente o tom e a condução dos trabalhos. O relatório de auditoria deve conter apenas declarações factuais de discrepâncias suportadas por evidências objetivas e deve incluir, se aplicável, itens como o escopo e o objetivo da auditoria, detalhes do plano de auditoria, a norma e qualquer outro documento com base no qual a auditoria foi conduzida, observações dos relatórios de não conformidade, opinião da equipe de auditoria quanto à conformidade com as normas aplicáveis e outros documentos e a capacidade do processo de atingir os objetivos.
Uma das principais vantagens da implantação da auditoria de processos está relacionada, justamente, à aplicação das melhorias nos processos, pois é inviável a implantação dos mesmos se não forem bem utilizados e consequentemente, não trouxerem os resultados esperados. Dessa forma, a auditoria de processos é um trabalho de verificação dos processos da empresa, quaisquer que sejam, e de sua efetividade.
As avaliações e sugestões dos auditores aos riscos de erros e fraudes nas demonstrações financeiras são fundamentais para a qualidade da auditoria. Apesar das complexidades adicionais, os auditores se concentram em auditoria de processos de alta qualidade que cumpram totalmente os padrões de objetividade e ceticismo profissional.
Para avaliar o risco em uma auditoria de processos, os auditores entendem o setor, as operações e a estrutura de capital do cliente. Muitos auditores ainda não estão presencialmente nos clientes e o acesso aos documentos mudou, juntamente com a capacidade de conversar com a equipe de contabilidade do cliente, exigindo um planejamento mais robusto e antecipado.
A transição para o trabalho remoto foi possível graças ao aproveitamento da tecnologia, e empresas de todos os tamanhos estão investindo em ferramentas de transformação e tecnologias de inovação, que facilitam inclusive a auditoria de processos. Os auditores estão usando tecnologia para extrair dados do negócio e realizar análises remotamente, podendo também examinar grandes quantidades de dados e relacionamentos, filtrar dados para identificação e se concentrar em transações de alto risco, criando etapas de auditoria responsivas.
Ainda assim, os recursos tecnológicos de clientes podem ser um desafio significativo para a auditoria de processos. Alguns clientes possuem sistemas e profissionais sofisticados, mas muitos ainda não investiram pesado em novas tecnologias, além das mudanças nas operações e fechamento de filiais como resultado da pandemia, que afetam significativamente os controles e as avaliações de risco.
Em um ambiente normal, os auditores reavaliariam os riscos de auditoria, caso houvessem mudanças na empresa durante o ano, mas com a pandemia muitas mudanças foram impulsionadas e as empresas reconhecem algumas situações que devem ser avaliadas e discutidas como inesperadas. Um dos objetivos da auditoria de processos tem sido incutir confiança contínua nos clientes e reguladores, sem abandonar a necessidade de avaliar a cadeia de suprimentos, porém adaptando o trabalho de acordo com a situação atual.
Com bons auditores e verificação contínua de processos críticos, a auditoria de processos pode ajudar e muito às empresas a fazer melhorias de qualidade significativas. Uma auditoria de processos robusta, que vai além da verificação básica, prova que a qualidade é a principal prioridade para os líderes e a organização como um todo.
AUDITORIA DE PROCESSOS COMO MECANISMO DE MELHORIA CONTÍNUA A busca por melhorias em produtos e serviços tem sido cada vez mais intensa em diversas áreas de negócios, principalmente com a aceleração das tecnologias digitais e demais mudanças operacionais implementadas após o início da pandemia. A melhoria nos processos não é uma tarefa fácil e remete a várias possibilidades em termos de métodos, ferramentas e conceitos de gestão de qualidade. Neste último, se destaca a auditoria de processos, que faz uma revisão completa das operações de uma empresa e é realizada por profissionais qualificados.
A auditoria de processos é capaz de identificar falhas ou deficiências nos processos internos de uma organização e pode sugerir mudanças para melhorias. Deve ser realizada por profissionais contratados especialmente para avaliar a cadeia de processos da empresa e descobrir os pontos que podem ser otimizados.
O profissional que realiza uma auditoria de processos tem um amplo conhecimento dos padrões de trabalho, procedimentos, além de familiaridade com tecnologia e planejamento empresarial. Isso porque os líderes esperam que eles não só identifiquem as não conformidades, mas também recomendem soluções viáveis e controles internos.
Visto que a auditoria de processos não se baseia em suposições mas sim em evidências, ela retrata a realidade de uma empresa, sendo uma ferramenta importante para empresários que buscam a transparência no negócio, bem como auxílio na tomada de decisões.
Um ponto altamente importante é que a auditoria de processos é um mecanismo não só de avaliação, mas de melhoria contínua. Por isso, a periodicidade do trabalho e o envolvimento de uma equipe multidisciplinar faz toda a diferença nos resultados.
AUDITORIA DE PROCESSOS AUMENTANDO A PERFORMANCE DA SUA EMPRESA O termo processo de auditoria pode soar sinônimo de auditoria de processos, mas são diferentes. Um processo de auditoria é uma série de etapas seguidas para realizar auditorias em quaisquer certificações de conformidade. Cada um deles tem sua própria série de etapas. Auditores e equipes especialmente treinados são as únicas pessoas capazes e autorizadas a fazê-lo.
Já uma auditoria de processos é uma série de etapas a serem seguidas ao auditar e analisar um processo de negócios em uma organização. Ao contrário dos padrões de certificação, a maioria dos processos de negócios segue um método comum de funcionamento.
Você já se perguntou por que alguns processos básicos de negócios em sua empresa são lentos e complicados? Geralmente até mesmo processos habituais, como solicitações de compra, integração de funcionários, solicitações de acesso, apresentam um nível básico de má gestão. É chegada a hora de uma auditoria de processos.
Um dos motivos mais comuns para processos ineficientes é a falha em examiná-los e simplificá-los. Uma vez feita a documentação de um processo, os chefes de departamento e funcionários tendem a deixar o processo sem supervisão. A menos que haja algo seriamente errado com um processo, nunca são feitas tentativas de melhorá-lo. Os processos constituem o núcleo de qualquer negócio. Com uma auditoria de processos, você recebe sugestões para que seu núcleo opere com alta eficiência, permitindo um processamento rápido e saltos assertivos em direção aos seus objetivos. Para manter seus processos com eficiência máxima, você deve auditá-los regularmente.
Uma auditoria de processos basicamente faz o trabalho em três etapas: preparação dos dados, análise do processo e melhorias. Em algumas organizações, os processos estão alocados em torno de várias ferramentas de softwares e papéis, mas também em e-mails, planilhas e painéis de projetos. Uma auditoria de processos determina se os processos de uma organização estão funcionando dentro dos limites estabelecidos.
O principal benefício da auditoria de processos é aumentar a performance da organização. Nesse sentido, a auditoria de processos busca identificar não-conformidades entre o que está descrito e o que acontece na prática, sugerindo oportunidades de melhoria.
AUDITORIA DE PROCESSO E O PERFIL DO AUDITOR Um processo de negócio é parte integrante de um sistema organizacional controlado pelo pessoal de gestão, padrões definidos e expectativas do pessoal. Os processos de negócios concluídos por departamentos separados produzem resultados e benefícios de valor agregado diferentes. Nesse contexto, uma auditoria de processos é uma inspeção altamente focada em sistemas, processos e organizações internos.
A auditoria de processos é mais do que apenas rastreamento, amostragem e medições de produtos. Seu objetivo é limitar o foco da avaliação a procedimentos, rotinas ou especificações usadas em uma área de negócios designada. Muitas pessoas entendem a auditoria de processos e de sistema como idênticas, mas são bastante diferentes.
Qualquer profissional que execute uma auditoria de processos de negócios deve ter um amplo conhecimento do ramo. Os líderes esperam que os auditores de processos após identificar não conformidades, recomendem soluções viáveis e controles internos. A auditoria de processos busca profissionais capazes de construir relacionamentos multifuncionais com as partes departamentais interessadas. Suas habilidades conceituais e de comunicação os ajudarão a falar em público e em reuniões de apresentação, realizando treinamentos e participando da integração das áreas e novos colaboradores. Um auditor de processos sente-se confortávelem colaborar durante as atividades de entrevista, inspeção, revisão e monitoramento.
Realizar uma auditoria de processos é auxiliar uma empresa a ter mais clareza do funcionamento de suas operações e o que pode ser melhorado, para atuar com mais eficiência e competitividade em sua área de negócios.
A AUDITORIA DE PROCESSOS COMO PRÁTICA DE NEGÓCIOS A auditoria de processos traz como principal benefício o aumento da performance de uma empresa. Dessa forma, a auditoria busca identificar pontos de não-conformidades entre o estabelecido em suas políticas internas e o que ocorre na prática, para depois sugerir oportunidades e melhoria. Sendo assim, a auditoria de processos já é vista como prática de negócios, inclusive em casos de desconfianças sobre irregularidades no funcionamento da organização.
A auditoria de processos não centraliza sua atenção nas áreas da organização, mas nas atividades que elas executam. Com isso, auxilia as organizações a verificar lacunas que precisam ser preenchidas e apontar necessidades de correções para melhorar a produtividade e performance do negócio. Se trata de uma atividade de assessoria e não puramente de fiscalização.
Avaliar o trabalho da gestão, que é responsável pela melhoria contínua, é uma das funções principais da auditoria de processos, cujas verificações permeiam tópicos como fatores que afetam negativamente o sucesso de um processo, se os objetivos relativos ao processo foram estabelecidos e se estão sendo alcançados, se existe harmonia entre o processo e a estratégia de negócio, se os recursos que o processo necessita para seus objetivos estão disponíveis, se a eficiência está sendo monitorada, entre outros. Ao verificar estes e outros aspectos, a auditoria de processos é capaz de apontar eventuais vulnerabilidades que podem trazer prejuízos à organização.
A auditoria de processos traz performance e segurança para o negócio, desempenhando um papel de avaliadora, tanto dos processos descritos versus processos executados, quanto dos envolvidos nestes processos, se tem conhecimento suficiente para executá-los e se as tecnologias utilizadas atendem às necessidades da organização. Esse dinamismo existente e necessário para sustentar as empresas na economia atual, fazem com que não só um parecer sobre as demonstrações financeiras seja importante, mas também um relatório sobre identificação de problemas e sugestão de melhorias operacionais.
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