As organizações estão passando por transformações significativas, impulsionadas pela crescente adoção da tecnologia da informação. A digitalização de processos e a criação de novos modelos de negócios estão moldando o cenário corporativo. Tecnologias emergentes estão revolucionando a forma como vivemos e trabalhamos, tornando essencial que as empresas, independentemente do setor, reconheçam e aproveitem o poder transformador dessas inovações. Na área de auditoria , essas mudanças estão resultando em um trabalho menos repetitivo e mais focado em atividades criativas para os profissionais.
A maioria das organizações, seja por exigência legal ou por escolha, precisa divulgar suas demonstrações financeiras. O papel dos auditores é assegurar a confiabilidade desses documentos, seguindo procedimentos estabelecidos por normas e regulamentos. Tradicionalmente, esses procedimentos eram automatizados ou terceirizados para reduzir o esforço necessário. No entanto, a tecnologia ainda não era plenamente utilizada para aprofundar os insights fornecidos por uma auditoria ou para melhorar a experiência do cliente. Esse cenário está mudando rapidamente. As expectativas das empresas em relação aos auditores estão crescendo, impulsionando transformações na forma como as auditorias são conduzidas e como seus resultados são apresentados.
Cada vez mais, a auditoria
As inovações na contabilidade e auditoria estão libertando tanto os profissionais quanto os pequenos empresários de tarefas mecânicas, permitindo que concentrem seus esforços no crescimento e na inovação de seus negócios.
As tecnologias emergentes estão aumentando a relevância da tecnologia na auditoria de demonstrações financeiras. Ao mesmo tempo, as expectativas dos clientes estão pressionando os auditores a adotarem uma abordagem mais inovadora, incorporando essas novas tecnologias em seu trabalho. Embora ainda existam desafios, como regulamentações externas, custos iniciais e a necessidade de novas qualificações, já é evidente o impacto positivo dessas inovações, com feedbacks favoráveis de clientes que experimentaram essas tecnologias no contexto da auditoria .
Automação como apoio nos processos financeiros
A automação de processos desempenha um papel crucial na transformação digital que está redefinindo o mundo dos negócios. Empresas que adotaram essa tecnologia emergente estão colhendo benefícios significativos, impulsionando sua eficiência e competitividade.
Tecnologias emergentes, como a Automação Robótica de Processos (RPA), estão sendo amplamente utilizadas para automatizar atividades de negócios, especialmente nas áreas de finanças e contabilidade. Isso inclui automação em processos de cobrança e recebíveis, compras e contas a pagar, produção e estoque. O RPA também otimiza o fechamento financeiro, realizando reconciliações, gerenciando e resolvendo exceções, registrando lançamentos contábeis no razão, completando transações intercompany, e executando funções de consolidação e relatório.
A automação não só reduz, mas muitas vezes elimina a necessidade de circulação de documentos físicos dentro da empresa, além de minimizar a repetição de lançamentos e conciliações. Esses avanços resultam em ganhos substanciais de tempo e produtividade. A tendência crescente de automação traz inúmeros benefícios ao setor financeiro, como maior eficiência, agilidade, segurança, e confiabilidade nos indicadores de desempenho econômico e financeiro das empresas. Isso, por sua vez, facilita decisões estratégicas mais informadas e promove o crescimento sustentável.
O uso efetivo da automação tornou-se indispensável para empresas que buscam prestar serviços de alta qualidade e cumprir rigorosamente as exigências fiscais. A automação permite a obtenção de informações consistentes e em tempo real, integrando diferentes áreas da empresa de maneira confiável. Pesquisas de mercado mostram que o investimento em automação nos processos financeiros não apenas melhora a eficiência desses processos, mas também garante o cumprimento das obrigações fiscais.
Embora a automação esteja assumindo cada vez mais responsabilidades em tarefas cognitivas rotineiras, ela ainda não pode substituir a interação humana. Profissionais da área financeira devem se especializar para se tornarem estrategistas, utilizando a automação como ferramenta para conduzir os negócios de seus clientes rumo ao sucesso.
Benefícios da Auditoria de Robôs Os departamentos responsáveis pela criação e manutenção de robôs enfrentam diversos padrões de risco e controle, e nem sempre possuem total domínio dos procedimentos corretos. Auditorias externas e internas são essenciais para assegurar uma estrutura de governança robusta, que suporte cada modelo de entrega de robôs, mantendo-se sempre alinhadas a padrões claros de supervisão organizacional, justificativa comercial e normas de desenvolvimento estabelecidas por um centro de excelência.
Embora a automação robótica de processos (RPA) ofereça grandes vantagens, existe o risco de que ela possa, em alguns casos, reduzir a eficácia do controle de determinados processos. Nessas situações, os benefícios do RPA podem não compensar o custo do investimento, e a proliferação de robôs pode resultar em um ambiente tecnológico mais vulnerável e fragmentado. Portanto, é crucial que haja uma avaliação estruturada para determinar quais processos são adequados para automação. Fatores como o risco inerente ao processo, a complexidade, a subjetividade nos resultados, a estabilidade do ambiente de TI, e os benefícios esperados, como maior eficiência e redução de custos, devem ser cuidadosamente ponderados.
Outro ponto crítico é que os robôs podem não alcançar os objetivos inicialmente estabelecidos. Além disso, como eles não têm a capacidade de avaliar anomalias e irregularidades como um ser humano, podem gerar resultados inadequados. Por isso, a qualidade dos dados é vital para a eficácia dos robôs, e os controles de governança de dados são fundamentais desde o design, mesmo em robôs simples. Isso inclui a manutenção dos dados de origem, a garantia da integridade dos dados, e a segurança e confidencialidade das informações, que são essenciais para a credibilidade. As auditorias interna e externa devem verificar se o mapeamento de processos, incluindo o ciclo de vida e a qualidade dos dados, está completo.
O desenvolvimento de robôs deve seguir os princípios organizacionais padrão para o desenvolvimento de TI, incluindo testes rigorosos antes da implementação. Isso abrange a criação de provas de conceito e fases de transição, onde processos automatizados e não automatizados são executados em paralelo para comparar resultados. Além disso, rotinas de monitoramento e tratamento de erros devem ser incorporadas para garantir a detecção precoce de problemas e respostas automáticas quando possível.
Um ponto de atenção é o comportamento dos robôs em produção, que pode apresentar um alto índice de erros. Dependendo do risco, os robôs podem exigir diferentes níveis de supervisão humana, baseada em métricas específicas. As auditorias devem revisar se a lista de principais indicadores de risco é completa e fornecer garantias sobre a precisão das métricas gerenciais. Além disso, devem testar a eficácia dos alertas e sistemas de interrupção dos robôs para paralisá-los imediatamente em caso de problemas, analisar exceções em quarentena para garantir uma ação oportuna de supervisores humanos, e avaliar registros de problemas e reclamações para identificar se as questões estão relacionadas ao desempenho dos robôs.
As auditorias também precisam garantir que haja uma responsabilidade clara sobre quem deve decidir quando são necessárias alterações no robô e quem deve reavaliar os riscos. É importante revisar se existe um processo estruturado de gerenciamento de mudanças, incluindo restrições sobre quem pode executar essas alterações.
Por fim, o uso generalizado de robôs pode criar uma dependência que deixa os negócios vulneráveis em caso de falhas, especialmente se a empresa perder o conhecimento crucial dos processos. Se um robô falhar, pode não haver pessoal suficiente para operar os processos manualmente em sua ausência. Nesse contexto, as auditorias devem verificar a existência de um plano claro de continuidade de negócios, que inclua procedimentos de backup e fontes de dados necessárias para completar o trabalho. Também é essencial revisar se o plano de continuidade define como as atividades serão retomadas, se há testes regulares da capacidade do sistema, e se existe um processo para notificar as áreas impactadas pela incapacidade do robô. Com o tempo, os robôs evoluirão, e avaliações de risco periódicas serão necessárias para determinar se devem ser desativados.
Digitalização na Auditoria: A Nova Fronteira da Profissão A disrupção tecnológica está exigindo uma profunda transformação na formação e nas habilidades dos contadores e profissionais de auditoria . Hoje, além de um sólido conhecimento contábil, esses profissionais precisam desenvolver um pensamento crítico aguçado para aplicar o julgamento profissional de forma eficaz. Isso inclui uma compreensão robusta de linguagens de programação e a busca por habilidades analíticas e de comunicação avançadas, como escrita sofisticada, lógica, filosofia e apresentações verbais.
A auditoria moderna concentra-se cada vez mais em estimativas e modelagens de avaliação, exigindo que os auditores entendam profundamente tanto a modelagem quanto os dados subjacentes. Por isso, a análise de dados e o conhecimento em finanças tornaram-se componentes essenciais. A verdade é que, para ser um auditor bem-sucedido no século 21, é necessário ir além da formação tradicional, buscando uma aprendizagem contínua e diversificada.
A digitalização na auditoria é um processo contínuo e transformador. O primeiro grande passo nesse movimento é a automação da coleta e preparação de dados. Isso envolve a automatização do processo de documentação de auditoria , estabelecendo um fluxo de informações padronizado entre o auditor e o auditado. Além disso, inclui a automação das atividades de preparação de dados, como validação, extração e processamento. Nessa fase, os auditores podem ser auxiliados por softwares programados para executar tarefas repetitivas, imitando ações humanas—um processo conhecido como Automação Robótica de Processos (RPA).
O segundo componente essencial da auditoria digital é a análise de dados. Uma vez que os conjuntos de dados são capturados e validados, os auditores podem começar a analisá-los. Esses dados podem estar em formatos estruturados, como tabelas do Excel ou extratos de bancos de dados, ou em formatos não estruturados, como textos, imagens, sons ou vídeos. Há uma variedade de ferramentas e métodos disponíveis para ajudar os auditores a gerenciar grandes volumes de dados, permitindo-lhes identificar riscos e obter insights que fundamentem seu julgamento profissional com base em evidências concretas.
Entre as técnicas baseadas em dados já acessíveis aos auditores, destaca-se o aprendizado de máquina (machine learning). Essa técnica envolve a criação de algoritmos e modelos estatísticos que permitem ao computador realizar tarefas específicas sem a necessidade de instruções contínuas. Além disso, essas técnicas se aprimoram com o tempo, à medida que são expostas a mais dados, tornando-se cada vez mais eficientes.
Os auditores têm hoje acesso a vastas quantidades de dados, que podem ser utilizados para coletar evidências de maneira mais eficaz e embasar suas opiniões. Embora essas técnicas digitais ainda não sejam amplamente utilizadas em auditorias de demonstrações financeiras, elas já demonstraram seu valor em outras áreas. As barreiras e desafios que limitam seu uso podem ser superados conforme necessário.
A realidade é que o mundo está se tornando cada vez mais digital, e a auditoria não pode ficar para trás. Hoje, os dados são a base de tudo, e as regras são implementadas através de procedimentos e algoritmos eletrônicos. Portanto, a auditoria deve evoluir continuamente em direção à digitalização para se adaptar à nova realidade do mercado e continuar a fornecer valor em um ambiente cada vez mais digital.
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