“Honrar o que parece trivial é uma maneira de dizer que tudo é potente, tudo é útil” – Lissa Jensen Um elemento que, apesar de simples, é muito importante para a eficácia do controle dos bens patrimoniais; mas que, apesar de sua importância, não costuma receber o seu devido valor, são as famosas plaquetas (ou tags ) de controle patrimonial .
Relacionei neste artigo algumas informações importantes sobre as famosas plaquinhas , para que elas não sejam relegadas ao segundo plano no momento de realizar o inventário.
Primeiramente é bom ter em mente que as plaquetas de controle patrimonial não são todas iguais. Confeccionadas em uma grande variedade de tamanhos, espessuras e materiais, as plaquetas têm aplicações específicas e devem ser cuidadosamente selecionadas em função de seu uso, do tipo de ativo que se deseja controlar, ou mesmo da tecnologia de controle a ser adotada no projeto – sendo as mais utilizadas:
Controle numérico: o modelo mais simples consiste basicamente em chapinhas de alumínio ou etiquetas de poliéster gravadas com um sequencial numérico. Apesar de funcional, esse padrão de plaquetas está em desuso, uma vez que enfileira muitas desvantagens quando comparado com as tecnologias de controle mais atuais. Pelo fato de a coleta dos dados de controle ser feita manualmente, é mais suscetível a erros, além de tornar a atividade de inventário mais demorada e custosa na comparação com outros tipos de tecnologia. Mesmo ainda sendo utilizado por muitas empresas, o controle físico exclusivamente por sequencial numérico é hoje um método obsoleto. Barcode: a tecnologia de controle de ativos por código de barras é atualmente a mais difundida. Simples, funcional, versátil e econômica, oferece a possibilidade de se automatizar a atividade de inventário pela leitura do código de barras através de leitor infravermelho ou da própria câmera do smartphone, permitindo que os dados cadastrados dos ativos (descrição, fabricante, modelo, número de série, etc.) possam ser visualizados, corrigidos, complementados ou alterados durante o inventário. Comumente confeccionadas em alumínio anodizado, as plaquetas de alumínio com código de barras garantem uma ótima resistência a agentes químicos como produtos de limpeza, thinner, álcool, gasolina, querosene e a alguns ácidos em baixa concentração, sendo ainda resistentes às variações de temperatura, radiação UV, umidade, névoas salinas, choques mecânicos e abrasão. São imbatíveis na relação custo-benefício. QR Code: com padrão construtivo muito similar ao das plaquetas de alumínio com códigos de barras, as plaquetas de QR Code diferenciam-se por permitir a vinculação dinâmica e direta de cada ativo a links , sites ou páginas online com informações relevantes sobre o item inventariado, possibilitando ampliar as funcionalidades do controle. OIT: dedicada a identificar ativos submetidos a operação em altas temperaturas, podendo ultrapassar a 500o C, a tecnologia OIT permite a leitura de dados codificados em tags metálicas perfuradas através do uso de sensores ópticos. Essa tecnologia é capaz de criar mais de 16 mil códigos diferentes de até 5 dígitos. RFID: muito ágeis e versáteis, as tags de tecnologia RFID permitem a coleta de informações de diversos ativos simultaneamente, sem a necessidade de contato físico ou visual entre o coletor de dados e os itens inventariados, conferindo maior grau de automatismo e rapidez na tomada do inventário. Entretanto, a implantação de um controle de ativos com tecnologia RFID tende a ser mais custosa e demorada que as tecnologias citadas anteriormente. Além do custo mais elevado das tags na comparação com as plaquetas de alumínio, requer o uso de antenas e leitores de dados compatíveis com a tecnologia, além da realização de provas de conceito para testar a assertividade e estabilidade do sistema em diferentes condições operacionais e ambientais. Nas provas de conceito também são selecionadas as tags que respondem melhor a essas condições para atender aos diferentes tipos de ativos a serem controlados. Além da definição da tecnologia de controle mais adequada aos seus ativos, é importante ter em mente algumas informações práticas sobre as plaquetas que, se bem observadas, podem reduzir o risco de imprevistos durante os trabalhos de inventário:
Plaquetas de controle patrimonial não são produtos de prateleira, sendo customizadas para atender às necessidades de cada cliente. Assim, além do tempo de definição das especificações (dimensão, cores, quantidade de dígitos, layout , etc.), as plaquetas de alumínio com códigos de barras ou QR Code tem prazo aproximado de fabricação de 7 a 10 dias úteis. Algumas tags RFID também necessitam de tempo para a sua gravação e, eventualmente, importação do material. Portanto, não se esqueça de considerar esses prazos no cronograma do seu trabalho de inventário. Nunca é demais lembrar: jamais, sob nenhuma hipótese, crie plaquetas com numeração de controle repetida. Por boa prática, a numeração sequencial das plaquetas de controle patrimonial deve ser sequencial, única e inequívoca. Duplicidades e repetições de plaquetas podem criar fragilidades e incorreções importantes ao controle dos ativos. Evite a criação de prefixos para identificar as classes contábeis dos ativos. Apesar de num primeiro momento parecer uma boa ideia, prefixos específicos para cada classe de ativos pouco agregam à efetividade dos controles e tornam-se um complicador na rotina de movimentação dos bens patrimoniais. Plaquetas segregadas por prefixos são difíceis de serem geridas, tornam a atividade de inventário morosa e podem deixar o controle mais suscetível a erros. Lembre-se: basta que a numeração seja sequencial, única e inequívoca – simples assim. Sempre que possível, opte pelo uso de tecnologias complementares: a depender de suas dimensões, nada impede que uma tag RFID tenha também impresso o código de barras e a numeração sequencial correspondente; ou que plaquetas de código de barras tenham a numeração sequencial impressa. Isso evita que o trabalho de inventário seja comprometido ante a qualquer limitação tecnológica. Assim, a eventual falta de um leitor RFID ou de um coletor de dados não impedirá que o trabalho de inventário seja realizado. O material das plaquetas para controle patrimonial deve ser adequado ao tipo de ativo que se deseja controlar. Apesar de as plaquetas em alumínio serem as mais usuais na aplicação com barcode , por exemplo, o controle de maquinário pesado, sobretudo quando suscetíveis a altas temperaturas, vibrações, choques mecânicos ou outras condições severas, requer o uso de plaquetas confeccionadas em materiais mais resistentes, como o aço inoxidável. O adesivo também deve ser adequado a suportar as condições de uso das plaquetas, ou até mesmo ser substituído por fixação mecânica por parafusos ou arrebites. E nunca é demais se atentar para as boas práticas no momento da adesão das plaquetas:
Limpeza, organização e cuidado com o padrão estético da aplicação – sempre! Se me permitem uma rápida digressão: nunca me esqueço de uma joalheria lindíssima em que entrei como cliente certa vez e onde percebi que todas as plaquetas patrimoniais estavam tortas – algumas até de cabeça para baixo. Apesar do alto investimento no mobiliário e na decoração da loja, eram aquelas plaquetas tortas e mal coladas que se destacavam no cenário. Atenção aos locais de fixação das plaquetas em mesas e armários. Não é recomendável que as plaquetas sejam colocadas nas laterais dos móveis, pois, numa eventual mudança de layout do escritório, esses ativos podem ser encostados nas paredes ou uns nos outros, limitando ou mesmo anulando o acesso ao código de controle dos ativos. As plaquetas devem ser coladas em superfícies planas visíveis, em locais que, apesar de acessíveis durante o inventário, sejam discretos, não comprometendo a estética e nem interferindo no uso normal dos ativos. Evite fixar as plaquetas em partes móveis que não ofereçam boa aderência ou em locais que possam curvá-las. As plaquetas não devem ser fixadas sobre superfícies que contenham informações sobre os ativos. Pode parecer obvio, mas 20 anos de experiência me dizem que nunca é demais recomendar. Na TATICCA Allinial Global Brasil oferecemos uma vasta gama de serviços relacionados à avaliação e controle de bens e materiais, como o inventário físico de ativos fixos e estoques, estudo de vidas úteis e avaliações patrimoniais para diversas finalidades. Seguimos com rigor as bases normativas e as melhores práticas de mercado, prezando pela qualidade, solidez técnica e ética profissional. E sim, na TATICCA cuidamos do seu projeto até nos pequenos detalhes, com a seriedade e atenção que ele merece. Solicite-nos uma proposta.
Jackson Martins – Sócio de Soluções em Avaliação e Controle de Bens e Materiais
Entre em contato com a TATICCA, que atua com serviços integrados de auditoria, contabilidade, impostos, corporate finance, financial advisory, risk advisory, tecnologia, consultoria empresarial e treinamento, para obter mais informações, pelo www.taticca.com.br ou e-mail taticca@taticca.com.br e saiba mais. Nossa empresa conta com profissionais com ampla experiência no mercado e possui metodologias certificadas para a realização das atividades.
