“Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado” – Abraham Lincoln
É uma prática recorrente de muitas empresas deixar para o último instante a contratação de serviços relacionados ao controle de seus bens patrimoniais, dedicando pouco (ou nenhum) tempo à etapa de planejamento.
Para ser eficaz e atender adequadamente seus objetivos e expectativas, um trabalho de melhoria do controle patrimonial deve ser muito bem planejado. Um plano de trabalho bem estruturado deve possibilitar uma redução substancial de imprevistos, evitando o comprometimento dos prazos e custos previamente estimados para o projeto.
Costumo dizer que o planejamento de um projeto de controle de ativos deve caminhar junto com o seu orçamento. Mais do que proporcionar um valor bem amoldado ao atendimento das necessidades da empresa, é na etapa de precificação que devem ser reunidas e analisadas informações importantes que permitirão conhecer em profundidade a qualidade da base de ativos.
Quando bem executada por um profissional capaz de interpretar adequadamente as informações do histórico de ativos, essa análise, juntamente com as informações obtidas em discussões com profissionais da Contabilidade, deve identificar potenciais situações sensíveis que poderão demandar esforços em diferentes etapas do projeto, evidenciando situações como:
A existência de registros com valores fechados ou com valores unitários não condizentes com a natureza dos bens, correspondendo a aquisições unitizadas de forma massiva e que, possivelmente, exigirão a consulta às notas fiscais para suportar a etapa de conciliação. A existência de registros com descrições genéricas, incompletas ou insuficientes para suportar adequadamente a conciliação físico-contábil, o que poderá demandar consultas às áreas técnicas da empresa ou às notas fiscais. A existência de registros de saldo de abertura que, em última instância, podem corresponder a aquisição de unidades de negócios inteiras, evidenciando uma volumetria de ativos possivelmente maior do que a previamente estimada. A existência de registros de intangíveis, instalações e bens acessórios menores (ou até mesmo despesas) que não devem ser abrangidos pelo inventário físico. A existência de uma quantidade relevante de registros de ativos antigos, não condizentes com as condições atuais das instalações físicas, evidenciando possíveis baixas não refletidas nos dados contábeis. A existência de registros classificados em contas contábeis alheias à natureza dos ativos. A existência de bens próprios em posse de terceiros e/ou de bens de terceiros localizados nas dependências da empresa. Necessidades específicas a serem atendidas como, por exemplo, a componentização de ativos, que pode demandar discussões de alinhamento entre as áreas de Engenharia e Contabilidade. É ainda na etapa de planejamento que as expectativas da Administração e de áreas técnicas como Contabilidade e Engenharia devem ser compreendidas e bem alinhadas, permitindo o estabelecimento de objetivos claros e realizáveis. O planejamento deve ainda fornecer uma visão realista da situação atual dos bens patrimoniais por diferentes óticas, para que as necessidades possam ser plenamente atendidas.
Outros pontos que devem ser abordados no planejamento são a alocação e o dimensionamento de recursos, a elaboração do cronograma de atividades e a seleção da tecnologia de controle a ser adotada (QR code , barcode ou RFID, por exemplo). Sobre esse último ponto, é importante sempre ter em mente que a elaboração do layout e os prazos de produção e entrega das plaquetas (ou tags ) têm impacto direto no início dos trabalhos de campo, uma vez que deverão estar disponíveis e em quantidade suficiente desde o primeiro dia de inventário. Para a adoção da tecnologia RFID será ainda necessária a realização prévia de provas de conceito para a correta seleção das tags e identificação de situações de contorno que possam comprometer a funcionalidade do sistema.
Esses são apenas alguns exemplos de situações que devem ser abordadas durante a definição do plano de trabalho, mas que muitas vezes são relegadas ao segundo plano, deixando que pontos críticos surjam na forma de surpresas desagradáveis quando o projeto já está em execução, comprometendo prazos e estourando o orçamento. Um trabalho de inventário físico é muito mais do que simplesmente uma “contagem ” dos ativos, como já ouvi muito ao longo de quase 20 anos de experiência. É um trabalho técnico detalhado, que pode ter diferentes graus de complexidade e de potencial de risco, o que fica mais evidente quando não é planejado e executado corretamente.
Na TATICCA Allinial Global Brasil oferecemos uma vasta gama de serviços relacionados à avaliação e controle de bens e materiais, como o inventário físico de ativos fixos e estoques, estudo de vidas úteis e avaliações patrimoniais para diversas finalidades. Seguimos com rigor as bases normativas e as melhores práticas de mercado, prezando pela qualidade, solidez técnica e ética profissional. E sim, na TATICCA cuidamos do planejamento do seu projeto com a seriedade e atenção que ele merece. Solicite-nos uma proposta.
(Jackson Martins – Sócio de Soluções em Avaliação e Controle de Bens e Materiais)
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