Uma auditoria também é utilizada para
verificar se os processos estão operando
dentro dos limites especificados e atingindo as metas estipuladas pela
organização. A auditoria de processos
examina as atividades e etapas do processo para verificar se as entradas, ações
e saídas estão de acordo com os requisitos definidos. É uma avaliação das
etapas e técnicas sequenciais do processo dentro do sistema e fornece valor
para a gestão pela avaliação dos processos, seu controle, riscos e alcance dos
objetivos.
A auditoria de processos também pode ser definida
como um exame sistemático e independente para determinar se as atividades e os
resultados relacionados estão em conformidade com os arranjos planejados e se
esses arranjos são implementados de forma eficaz e adequados para atingir os
objetivos. Atualmente, a auditoria de
processos é uma das principais ferramentas de gestão, pois fornece evidências
objetivas sobre a necessidade de redução, eliminação e, principalmente,
prevenção de não conformidades. Os resultados dessa auditoria podem ser usados pela administração para melhorar o
desempenho da organização.
A auditoria de processos é normalmente
realizada para objetivos como (a) avaliar o sistema da organização em relação a
um padrão de sistema, (b) determinar a conformidade ou não conformidade dos
elementos do sistema com os requisitos especificados, (c) determinar a eficácia
de o sistema implementado para atender aos objetivos especificados, (d)
oferecer uma oportunidade de melhoria no sistema, e (e) atender aos requisitos
estatutários e regulamentares.
As
etapas da auditoria de processos
começam com a definição do escopo e frequência da auditoria. O escopo é determinado pelas necessidades da organização
e a frequência é determinada após considerar-se os requisitos especificados ou
regulamentares e quaisquer outros fatores pertinentes. A auditoria interna e externa devem fazer parte do cronograma.
Na fase
de preparação, como base para o planejamento da auditoria, o profissional deve revisar os manual e procedimentos
para depois desenvolver um planejamento de auditoria
deve ser feito junto com a empresa auditada. Este planejamento deve incluir o
objetivo e o escopo da auditoria
juntamente com as atividades a serem auditadas, as pessoas que são diretamente
responsáveis pelas atividades auditadas, documentos de referência, data, hora
e local da auditoria, cronograma com
o tempo previsto e a duração de cada atividade, cronograma de reuniões, entre
outros.
O profissional
da auditoria de processos tem a
responsabilidade de preparar o relatório, que deve refletir fielmente o tom e a
condução dos trabalhos. O relatório de auditoriadeve conter apenas declarações factuais de discrepâncias suportadas por
evidências objetivas e deve incluir, se aplicável, itens como o escopo e o
objetivo da auditoria, detalhes do
plano de auditoria, a norma e
qualquer outro documento com base no qual a auditoria foi conduzida, observações dos relatórios de não
conformidade, opinião da equipe de auditoria
quanto à conformidade com as normas aplicáveis e outros documentos e a capacidade
do processo de atingir os objetivos.
Uma das principais
vantagens da implantação da auditoria
de processos está relacionada,
justamente, à aplicação das melhorias nos processos, pois é inviável a
implantação dos mesmos se não forem bem utilizados e consequentemente, não
trouxerem os resultados esperados. Dessa forma, a auditoria de processos é um trabalho de verificação dos processos
da empresa, quaisquer que sejam, e de sua efetividade.
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