COMO PREVENIR FRAUDES TRABALHANDO REMOTAMENTE

Com a epidemia do COVID-19 as empresas têm adotado como medida de prevenção o trabalho remoto. Porém, nem todas estão preparadas para este modelo, que também requer medidas de segurança e cuidados, a fim de evitar fraudes. Algumas recomendações básicas podem ser seguidas para minimizar fraudes e evitar erros dispendiosos.

Conhecer a estrutura básica da empresa é um primeiro passo, pois ela pode ter um controle interno muito bem projetado, mas mal executado. O que pode ser um cenário ruim, pois existe uma falsa sensação de segurança quando na verdade, as fraudes podem existir. Uma análise adequada dos processos neste momento é viável, bem como seguir orientações seguras para detectar fraudes rapidamente e minimizar os riscos.

Um triângulo de fraude possui três fatores: racionalização, pressão e oportunidade. Os dois primeiros são difíceis de detectar, mas a oportunidade pode ser controlada.

Segregar as responsabilidades também é recomendável para reduzir as fraudes. A chave para um sólido sistema de controle interno é a segregação adequada de tarefas, além da revisão das transações e capacitação da gerência. À medida que mais colaboradores trabalham remotamente, a gerência deve manter uma lista segregada de tarefas e verificar sobreposições inadequadas para prevenir a fraude em seu nível de gestão.

A próxima recomendação é automatizar sempre que possível. Um sistema de pagamentos automatizado, por exemplo, basicamente já atua com tarefas segregadas. Um colaborador insere as contas a serem pagas e outra pessoa aprova o pagamento a ser liberado, aumentando assim a capacidade de detecção de fraude.

Uma atenção para o uso de cartões de créditos corporativos no processo de compras também é destacada para minimizar fraudes. Muitos gastos menores passam despercebidos quando os extratos não são analisados e são a porta de entrada para tentativa de maiores desfalques. O ideal é analisar todas as despesas do cartão de crédito e sempre revisar a lista de pessoas que possui e que realmente precisa utilizar na empresa. Uma boa opção são cartões de crédito que limitam seu uso a tipos de despesas, reduzindo a chance de compras que não são fazem parte da rotina da empresa.

Acrescentamos também uma recomendação simples, mas que pode afetar a segurança do trabalho remoto. São os cuidados básicos com o equipamento utilizado pelos colaboradores. É bem provável que em alguns casos profissionais migram para o home office utilizando seu equipamento pessoal, como notebook ou computador familiar. São casos preocupantes, assim como os colaboradores novos que ainda não receberam todas as orientações sobre como proteger equipamentos fora da rede de segurança da empresa. Nesses casos, o ideal é que as empresas forneçam a ferramenta ou certifiquem-se de que usam equipamentos aptos ao acesso de informações corporativas. Se o equipamento é pessoal, precisa estar com softwares atualizados, bem como navegador e antivírus. Para as conexões, recomenda-se roteadores com criptografia ou VPN caso o trabalho seja realizado em locais externos, como cafeterias ou hotéis.

As empresas que não possuíam como rotina o trabalho remoto, nesta época de pandemia são as mais suscetíveis aos incidentes de segurança e detecção de fraudes, pois precisam provisionar rapidamente uma estrutura de comunicação segura para todas as partes envolvidas no trabalho. Assim, é imprescindível que essas recomendações básicas sejam parte das ações implementadas para a elaboração de políticas de trabalho remoto seguro.

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