COMO PREPARAR MINHA EMPRESA PARA A PRIMEIRA AUDITORIA


Ao pensar que sua empresa iniciará sua primeira auditoria, é normal considerar como sua empresa deve ser minimamente preparada, visto que há auditoria das informações financeiras, contábeis, folha de pagamentos, impostos, controles internos e inúmeras outras informações dependendo do perfil da empresa. O auditor realiza uma série de trabalhos preliminares no início da auditoria e especificamente, deve analisar as particularidades da empresa e do setor em que atua.

 

A partir disso, a base fundamental para o trabalho de auditoria são as informações contábeis, portanto esse processo deve ter sido planejado e elaborado.

 

A primeira auditoria é sempre uma novidade na empresa, é normal que não se conheçam os procedimentos usuais para a execução dos trabalhos. Por ser a primeira auditoria, a preparação da documentação, bem como as reuniões que serão realizadas com o auditor, serão mais demoradas e complicadas do que nas auditorias subsequentes. Uma vez aprovada a primeira auditoria, os responsáveis ​​pela empresa já sabem como é feito o processo, como funcionam os auditores e qual a documentação a ser preparada para o início das auditorias seguintes.

 

Normalmente, o auditor lhe dirá quais informações ele precisa antes de iniciar seu trabalho. Com esta informação, ele poderá iniciar a sua tarefa de forma mais eficaz dentro do cronograma, visto que conseguiu analisar antecipadamente as demonstrações financeiras e terá conhecimento de quais contas contábeis são as mais significativas e em que áreas o trabalho de revisão é necessário.

 

É padrão que o auditor envie uma lista da documentação contábil básica de que precisará para realizar seu trabalho, de forma que seja preparada antes da data de início do trabalho de auditoria. Esta lista conterá um check-list das informações a serem verificadas. A lista de documentação deve ser solicitada em tempo hábil para que possa ser devidamente preparada. O conteúdo do checklist dependerá, logicamente, do tipo de empresa.

 

A documentação a ser preparada pode ser muito mais extensa, caso o auditor solicite previamente uma cópia de informações internas, como a estrutura da empresa. Porém, no caso de uma primeira auditoria, é mais comum que esse tipo de informação seja solicitada presencialmente no decorrer de uma reunião, permitindo assim uma discussão mais detalhada das mesmas com os gestores da empresa. Também é possível, nos casos de empresas que possuam departamento de auditoria interna, solicitar o acesso aos relatórios de auditoria elaborados por este departamento.

 

A documentação também poderá ser expandida, contendo solicitações de detalhamento das contas relevantes para a auditoria. É importante destacar a necessidade de supervisionar todas as informações antes de entregá-las aos auditores, para garantir sua correção e consistência. Posteriormente, os auditores solicitarão mais detalhes de mais algumas contas e verificarão os documentos comprovativos físicos de certas entradas. É relevante verificar se as listas detalhadas que são entregues à equipe de auditoria correspondem às informações gerais.

 

Em uma primeira auditoria é geralmente necessário mais trabalho de verificação, pois é a primeira vez que o auditor avalia a sua empresa. No entanto, em auditorias subsequentes, o nível dos testes de verificação pode ser inferior, especialmente se o nível de controle interno da empresa for percebido como adequado pelo auditor.

 

O auditor precisa de uma série de documentos contábeis básicos para realizar seu trabalho, que devem ser preparados antes da data de início do trabalho de auditoria. Esta lista constituirá um checklist das informações a serem verificadas. A documentação necessária varia de uma empresa para outra, mas, a título de indicação geral, a empresa deve ter preparado, antes do início da auditoria,  cópia do contrato social e alteração do estatuto social, saldos contábeis, contas anuais na data de encerramento contábil do ano, balanço, demonstração de resultados, demonstração de mudanças no patrimônio líquido, demonstração de fluxos de caixa e relatório da empresa, a relação dos modelos de liquidação de impostos do exercício auditado, bem como ter atualizado os respectivos livros de atas, tanto do Conselho de Administração quanto da Assembleia Geral.

 

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