Ao pensar que sua empresa iniciará sua primeira auditoria, é normal
considerar como sua empresa deve ser minimamente preparada, visto que há
auditoria das informações financeiras, contábeis,
folha de pagamentos, impostos, controles internos e inúmeras outras informações
dependendo do perfil da empresa. O auditor realiza uma série de trabalhos
preliminares no início da auditoria e especificamente, deve analisar as particularidades
da empresa e do setor em que atua.
A partir disso, a base
fundamental para o trabalho de auditoria são as informações contábeis, portanto
esse processo deve ter sido planejado e elaborado.
A primeira auditoria é sempre
uma novidade na empresa, é normal que não se conheçam os procedimentos usuais
para a execução dos trabalhos. Por ser a primeira auditoria, a preparação da
documentação, bem como as reuniões que serão realizadas com o auditor, serão
mais demoradas e complicadas do que nas auditorias subsequentes. Uma vez
aprovada a primeira auditoria, os responsáveis pela empresa já sabem como é
feito o processo, como funcionam os auditores e qual a documentação a ser preparada
para o início das auditorias seguintes.
Normalmente, o auditor
lhe dirá quais informações ele precisa antes de iniciar seu trabalho. Com esta
informação, ele poderá iniciar a sua tarefa de forma mais eficaz dentro do
cronograma, visto que conseguiu analisar antecipadamente as demonstrações
financeiras e terá conhecimento de quais contas contábeis são as mais
significativas e em que áreas o trabalho de revisão é necessário.
É padrão que o auditor
envie uma lista da documentação contábil básica de que precisará para realizar
seu trabalho, de forma que seja preparada antes da data de início do trabalho
de auditoria. Esta lista conterá um check-list das informações a serem
verificadas. A lista de documentação deve ser solicitada em tempo hábil para
que possa ser devidamente preparada. O conteúdo do checklist dependerá,
logicamente, do tipo de empresa.
A documentação a ser preparada
pode ser muito mais extensa, caso o auditor solicite previamente uma cópia de
informações internas, como a estrutura da empresa. Porém, no caso de uma
primeira auditoria, é mais comum que esse tipo de informação seja solicitada
presencialmente no decorrer de uma reunião, permitindo assim uma discussão mais
detalhada das mesmas com os gestores da empresa. Também é possível, nos casos
de empresas que possuam departamento de auditoria interna, solicitar o acesso
aos relatórios de auditoria elaborados por este departamento.
A documentação também
poderá ser expandida, contendo solicitações de detalhamento das contas relevantes
para a auditoria. É importante destacar a necessidade de supervisionar todas as
informações antes de entregá-las aos auditores, para garantir sua correção e
consistência. Posteriormente, os auditores solicitarão mais detalhes de mais
algumas contas e verificarão os documentos comprovativos físicos de certas
entradas. É relevante verificar se as listas detalhadas que são entregues à
equipe de auditoria correspondem às informações gerais.
Em uma primeira
auditoria é geralmente necessário mais trabalho de verificação, pois é a
primeira vez que o auditor avalia a sua empresa. No entanto, em auditorias
subsequentes, o nível dos testes de verificação pode ser inferior,
especialmente se o nível de controle interno da empresa for percebido como
adequado pelo auditor.
O auditor precisa de uma
série de documentos contábeis básicos para realizar seu trabalho, que devem ser
preparados antes da data de início do trabalho de auditoria. Esta lista
constituirá um checklist das informações a serem verificadas. A documentação
necessária varia de uma empresa para outra, mas, a título de indicação geral, a
empresa deve ter preparado, antes do início da auditoria, cópia do contrato social e alteração do
estatuto social, saldos contábeis, contas anuais na data de encerramento
contábil do ano, balanço, demonstração de resultados, demonstração de mudanças
no patrimônio líquido, demonstração de fluxos de caixa e relatório da empresa,
a relação dos modelos de liquidação de impostos do exercício auditado, bem como
ter atualizado os respectivos livros de atas, tanto do Conselho de
Administração quanto da Assembleia Geral.
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