A gestão de riscos é uma etapa fundamental para a sustentabilidade de um negócio em longo prazo. O processo que visa identificar e se proteger contra possíveis ameaças garante que diretores e gerentes possam dar andamento em seus planos, sem precisar se preocupar com obstáculos imprevistos. Diante da reconhecida importância, a gestão de riscos gera uma pergunta: é melhor realizar esse gerenciamento de maneira interna ou contratar uma empresa externa?
Sem dúvidas, ao delegar a gestão de riscos na manutenção de contratos para uma equipe interna, a liderança acaba criando uma falsa impressão de que estará mais próxima do processo e poderá controlar melhor o fluxo de atividades. Entretanto, trata-se de uma falácia, pois raramente profissionais que já possuem suas próprias atividades poderão conciliar de maneira eficaz o gerenciamento dos riscos.
Outro problema: a falta de experiência em gestão de riscos poderá resultar em várias ameaças não detectadas. Portanto, é fundamental ter o conhecimento para aplicar o projeto da gestão de riscos, contanto com profissionais já especializados e vivência na atividade.
Dessa forma, entende-se que uma das principais razões para contratar uma empresa para a gestão de riscos na manutenção de contratos é poder contar com uma experiência comprovada na função. Contar com profissionais especializados também garantirá o rápido suporte na resolução de dúvidas que surjam durante a gestão de riscos. Os consultores poderão recorrer a seus conhecimentos prévios para responder às perguntas do contratante.
A gestão de riscos e o ambiente regulatório
Cada segmento do mercado tem suas próprias considerações regulatórios e aspectos vigentes que não podem ser ignorados, tanto pela questão legal quanto a própria segurança do negócio e de seu colaborador. A grande dificuldade é que tais regulações mudam periodicamente, seja de maneira mais esporádica ou então frequente. Novamente, contar com uma empresa externa para a gestão de riscos na manutenção de contratos é o mais recomendável. Os consultores poderão acompanhar as modificações regulatórias de maneira mais próxima, colocando sua expertise para enxergar de maneira contextual e antever possíveis desdobramentos.
Entenda as vantagens da gestão de riscos na manutenção de contratos para que seu negócio possa crescer protegido de potenciais ameaças
Empreender é estar em contato com o mercado o tempo todo. O empresário precisa estar atento a todos os fluxos de atividades inerentes ao negócio: organização e adequação de processos contábeis e financeiros, produção do produto ou serviço, segurança dos colaboradores, estratégias de vendas, entre outros. Por isso, é fundamental que todo administrador conte com ferramentas que possam ajuda-lo de maneira prática e efetiva.
Entre os principais serviços que ajudam empresários, a gestão de risco é uma das que mais possuem potencial para auxiliar no crescimento do negócio. É por meio da gestão de riscos na manutenção de contratos que o administrador será capaz de visualizar potenciais ameaças e armadilhas escondidas.
Uma dúvida pode surgir na mente do empresário: “minha empresa não é grande. Será que realmente preciso de uma gestão de riscos na manutenção de contratos”? É comum que administradores inexperientes negligenciem estratégias importantes, percebendo o erro somente em um futuro em médio prazo.
Na verdade, a gestão de riscos é importante para negócios de variados tamanhos, independentemente do setor de atividade ou receita. A cultura do gerenciamento de riscos tem caráter preventivo, portanto, deve ser algo realizado de forma antecipada.
A gestão de riscos trabalha em diferentes áreas de uma empresa. Alguns exemplos são em relação a atividades financeiras, operacionais e até mesmo legislativas (compliance). Note que são três pilares fundamentais para qualquer companhia. Negligenciar riscos em qualquer um destes segmentos é possibilitar o acontecimento de grandes problemas no futuro.
Os serviços de gestão de riscos podem ser realizados com metodologia, apuração e efetividade e é importante uma equipe de alta capacidade técnica para a apuração de todos os potenciais riscos a uma companhia. Seu suporte ao empresário garante que ele entenda todos os processos e adquira uma visão macro sobre a gestão de riscos ligadas as suas atividades. Eventuais falhas nas áreas financeiras, operacionais ou de compliance poderão ser previamente corrigidas e evitadas.
O benefício para o negócio aparece em diferentes formas: proteção da empresa, segurança dos colaboradores, maior efetividade na criação do produto ou prestação de serviço, economia de tempo e melhor uso dos recursos financeiros.
A importância do gerenciamento de riscos na manutenção de contratos
Utilizar técnicas de gestão de riscos na manutenção de contratos é fundamental para manter seu negócio seguro e em crescimento sustentável. Toda negociação precisa de um contrato. Ele é uma segurança tanto para o cliente quanto para o prestador de serviço.
Devido essa importância, sempre pode haver dúvidas para a elaboração de um contrato. É necessário levantar pontos importantes, como a característica do serviço, objeto, metodologia, prazos de entrega/realização, valores, cláusulas de desistência, cláusulas trabalhistas entre outros.
O que muitos empresários não sabem, é que podem contar com projetos de gestão de riscos na manutenção de contratos, onde um especialista verifica e indica os processos que podem ser melhorados, garantindo ainda mais os ganhos e a segurança da companhia.
E o que pode ser visto em um contrato do ponto de vista de gestão de riscos? Atualmente, o gerenciamento de riscos na gestão de contratos é tido como um fator estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, sobretudo, financeiros, o bom gerenciamento de riscos, visto como forma de antecipar que riscos ocorram server como fator preventivo e reduzem perdas nas empresas.
A função da gestão de riscos na manutenção de contratos é vista como atividade, que assegura e compactua na organização e sinergia dos processos de gestão das contratações com todos os departamentos de uma empresa, tem como objetivos de eficiência na obtenção dos materiais e serviços certos, das quantidades corretas, das entregas pontuais e dos preços mais vantajosos e na prestação dos serviços com qualidade.
O processo de gestão de riscos na manutenção de contratos, seja ele de qualquer tipo, é definido pelos subprocessos abaixo:
- Desenvolvimento e manutenção de fornecedores.
- Identificação da necessidade de contratação.
- Seleção do fornecedor / contratante.
- Definição de Critérios para Criação de Vínculo Contratual.
- Identificação e Enquadramento de Operações Contratuais.
- Gestão de Contratos.
- Execução do Follow-up das contratações.
- Recebimento e SLA das contratações
Um empresário experiente sabe a importância dos contratos para o seu negócio, seja com clientes ou fornecedores ou parceiros. Portanto, é necessário minimizar os riscose aumentar as oportunidades.
Em relação a contratos, especialistas realizam a identificação e análise dos riscos, um diagnóstico dos processos realizados à gestão de contratos celebrados com clientes ou fornecedores ou parceiros, buscando a identificação de oportunidades de melhorias, incluindo inventário, revisão dos modelos padrões adotados, normas e procedimentos, ferramentas de apoio, monitoramento periódico e indicadores de desempenho.
Mas existem algumas considerações importantes para a gestão de riscos na manutenção de contratos. Quando um contrato é desenvolvido, é necessário levar em conta muitos aspectos que devem ser enquadrados em uma gestão de riscos. São elementos como planejamento, propriedade e título, desenho, construção, medição e aprovação (produto e/ou serviço), preço e pagamento, responsabilidade e seguro, aspectos legais e conformidade.
O projeto de gestão de riscos na manutenção de contratos deve considerar adversidades e problemas envolvendo o negócio, seja na utilização do produto/serviço pelo cliente ou então no fornecimento prestado por terceiros. Não é indicado possuir um fornecedor que não tenha planos de contingência em relação aos próprios processos. Quando toda cadeia conta com um projeto de gerenciamento de riscos, os processos se tornam mais rápidos e claros para todas as partes.
Para uma boa gestão de riscos na manutenção de contratos, todo empresário devem observar os potenciais riscos a seguir:
- Planejamento ineficaz e/ou ausência de critérios para estipulação de contratos.
- Análise e elaboração de contratos por áreas sem habilidades técnicas.
- Estabelecimento de contratos que não assegurem os direitos da Empresa.
- Operações estratégicas realizadas sem a formalização contratual entre as partes.
- Contratos não condizentes com os objetivos e/ou estratégias da Empresa.
- Não observância aos termos contratuais acordados entre as partes.
- Tomada de decisão com base em informações incorretas, incompletas, desatualizadas ou inexistentes.
A gestão de riscos na manutenção de contratos já prevê cenários de adversidades no futuro, protegendo o negócio contra problemas. Por outro lado, a ausência de um contrato bem estruturado abre possibilidades para processos e disputas judiciais. Além do percalço em si, o transtorno ainda acarreta despesas jurídicas, gasto de tempo das equipes e possíveis riscos a imagem da marca. Dessa forma, o valor do gerenciamento de riscos em contratos é intangível, superando seu custo inicial e oferecendo uma solução em longo prazo.
Com a implantação da gestão de riscos na manutenção de contratos as empresas, com maiores facilidades poderão gerir suas contratações e de forma automática terão os benefícios a seguir:
- Planejamento eficaz para estipulação de contratos.
- Melhoria continua dos processos
- Reduzir riscos
- Aumentar a eficiência
- Elevar o nível de governança
- Otimizar recursos humanos e técnicos na gestão
- Padronização de processos, maior facilidade na transferência de conhecimento
- Melhor acompanhamento dos níveis de serviço dos fornecedores.
- Execução dos serviços estabelecidos em contrato.
- Prestação de Contas de despesas compatíveis com o acordado.
- Comparação entre os valores cobrados e os previstos.
- Existência de fornecedores prestando serviços após o vencimento do contrato.
- Reavaliação periódica dos custos dos serviços com base na realidade do mercado.
- Maior agilidade na identificação de problemas e no processo de tomada de decisão por meio de indicadores chaves de performance.
Melhores práticas utilizadas para a gestão de riscos na manutenção de contratos
A TATICCA utiliza metodologia desenvolvida da gestão de riscos na manutenção de contratos a partir das premissas do COSO II – ERM (Committee of Sponsoring Organizations) e Práticas de Governança Corporativa emanadas pelo IBGC – Instituto Brasileiro de Governança Corporativa.
Nosso objetivo visa assessorar nossos clientes no estabelecimento das melhores práticas de mercado no gerenciamento de riscos, mapeamento e melhoria dos processos na boa gestão de contratos, na melhor definição das responsabilidades, definição dos critérios, e os procedimentos básicos, relativos à formalização de contrações e respectivos encerramentos (contratos, aditivos, encerramentos, rescisões e distratos contratuais).
Ambiente de negócios dinâmico, globalização, tecnologia e sustentabilidade
A cada dia, a gestão de riscos na manutenção de contratos desempenha um papel fundamental no cenário empresarial contemporâneo, sendo uma prática essencial para organizações de todos os tamanhos e setores. O ambiente de negócios está em constante evolução, com mudanças rápidas e imprevisíveis. A gestão de riscos permite que as organizações estejam preparadas para enfrentar desafios emergentes e aproveitar oportunidades, promovendo a adaptabilidade e a resiliência.
Além disso, mais empresas operam em um contexto global, o que aumenta a complexidade e a variedade de riscos a que estão expostas. A gestão de riscos na manutenção de contratos ajuda a identificar ameaças que podem surgir de diferentes partes do mundo, considerando também as interconexões entre fornecedores, clientes e parceiros.
Com o aumento da dependência de tecnologia, os riscos cibernéticos também se tornaram uma ameaça significativa. A gestão de riscos na manutenção de contratos auxilia na proteção contra os ataques cibernéticos, vazamentos de dados e outras vulnerabilidades relacionadas à tecnologia da informação.
A reputação de uma empresa é um ativo valioso. A gestão de riscos na manutenção de contratos contribui para evitar eventos adversos que possam impactar negativamente a reputação da organização, assegurando práticas éticas, conformidade regulatória e responsabilidade social, elementos essenciais para a sustentabilidade a longo prazo.
A gestão de riscos na manutenção de contratos é essencial nos dias de hoje para garantir a sobrevivência e o sucesso sustentável das organizações em um ambiente empresarial cada vez mais desafiador e complexo. Ela não apenas protege contra perdas financeiras, mas também promove uma cultura organizacional resiliente e orientada para a inovação.
Nossos especialistas possuem alto grau técnico de conhecimento em projetos de gerenciamento de riscos em contratos e oferecem soluções para o negócio do empresário, avaliando, analisando e apontando resoluções, além de acompanhar o administrador em casos de dúvidas ou sugestões.
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