No caminho para o sucesso, as
empresas enfrentam riscos numerosos, sejam eles econômicos, regulatórios, de
tecnologia, cadeia de suprimentos, bem como os riscos de fraudes. Embora o
grande avanço na implementação de práticas de Governança, as organizações ainda
sofrem consequências de administrações fraudulentas.
A fraude ocupacional, por
exemplo, é definida como o uso de uma profissão para o enriquecimento pessoal
através de uso indevido ou má aplicação dos recursos da empresa empregadora.
Seus tipos foram consolidados em três categorias principais:
Apropriação indébita de ativos
Ocorre
quando um funcionário rouba ou usa indevidamente os recursos de uma
organização. Pode incluir furto de dinheiro, roubo de estoques, relatórios
de despesas superestimados, criação de fornecedores fictícios e perpetuação de esquemas
de folha de pagamento e cobrança.
Corrupção
Geralmente
envolve um funcionário que usa indevidamente sua influência para obter um
benefício direto ou indireto. Também consiste em conflitos de interesse,
suborno e propinas.
Fraude nas demonstrações financeiras
É a
manipulação dos registros ou informações financeiras de uma organização. É
realizado por vários motivos, como inflar os preços das ações ou ajudar as
pessoas a obter métricas de desempenho em troca de bônus.
Há ações
que uma organização pode fazer para impedir ocorrências de fraude ocupacional e
mitigar o impacto se e quando a fraude for descoberta. Aqui estão algumas:
- Liderar pelo exemplo;
- Estar atento aos sinais de
alerta de fraude. Isso pode incluir a evasão de políticas e
procedimentos existentes, bem como mudanças nas características
comportamentais daqueles com deveres financeiros, responsabilidades e
custódia de ativos e sistemas financeiros da organização;
- Possuir um código de ética
por escrito e certificar-se que é do conhecimento dos funcionários e
incluído em treinamento apropriado;
- Possuir um canal de
denúncia de fraude anônimo;
- Realizar uma avaliação de
risco periódica e desenvolver um plano para alocar os recursos necessários
para uma implementação eficaz;
- Desenvolver um plano para
revisar, testar e atualizar sistemas e controles;
- Auditoria interna;
- Auditoria externa
(auditoria independente);
Já a
fraude de fornecedor consiste em esquemas nos quais as contas a pagar de uma
empresa e outros sistemas de pagamento são manipulados para ganho pessoal
ilegal. Os esquemas comuns de fraude de fornecedores se enquadram em três
categorias:
Esquemas de cobrança
É aqui que
um funcionário cria documentação falsa para manipular o sistema de cobrança de
uma empresa e gerar um pagamento falso para seu próprio benefício.
Esquemas de adulteração de operações bancárias
Um
funcionário manipula as operações bancárias para que possam ser depositados em
uma conta bancária sob seu controle. Geralmente, eles envolvem
falsificação, alteração de informações do beneficiário ou emissão de
verificações manuais e inadequadas.
Suborno / Extorsão
Um
funcionário recebe ou exige pagamentos pessoais inadequados de um fornecedor
pelo qual ele obtém uma venda ou outra vantagem financeira.
Há ações
que uma organização pode fazer para impedir ocorrências de fraude de fornecedor
e mitigar o impacto se e quando a fraude for descoberta. Aqui estão
algumas:
- Empregar a devida
diligência no processo de configuração do fornecedor;
- Criar sistemas e controles
para a segregação de funções;
- Possuir um sistema claro
de políticas e procedimentos para os responsáveis pelo processo de
configuração e pagamento do fornecedor;
- Auditoria interna;
- Auditoria externa
(auditoria independente);
Por fim, a fraude na folha de pagamento é
uma forma de apropriação indébita de ativos que envolve o roubo de dinheiro
através do sistema de processamento da folha de pagamento de uma
empresa. Os esquemas comuns de fraude na folha de pagamento incluem:
Funcionários fantasmas
Envolve a criação de um funcionário falso no
sistema de folha de pagamento da empresa. As grandes empresas se tornam
mais suscetíveis a isso, à medida que o número de funcionários aumenta, porque
a remuneração do rastreamento se torna mais volumosa.
Conluio
Esse
esquema envolve um acordo de funcionários que fraudulentamente cria um relógio
ponto, permitindo que uma pessoa desaparecida receba seu salário sem estar
fisicamente presente e realizando suas tarefas de trabalho.
Alteração na taxa de pagamento
Funcionários
de uma empresa que conspiram com o departamento de folha de pagamento e/ou
sistema para ajustar seus salários. Esse tipo de fraude é mais provável em
uma empresa pequena devido a uma quantidade menor de controles e segregações
entre o trabalho.
Há ações
que uma organização pode fazer para evitar ocorrências de fraude na folha de
pagamento e mitigar o impacto se e quando a fraude for descoberta. Aqui
estão algumas:
- Realizar uma auditoria
periódica dos relatórios da folha de pagamento;
- Instalar uma câmera para
monitorar o relógio ponto. Pode-se usar tecnologia avançada para
identificar de maneira exclusiva os funcionários, como impressões digitais
ou digitalizações da retina;
- Deveres e controles
separados. Permitir que apenas algumas pessoas processem a folha de
pagamento e depois funcionários diferentes a registrem;
- Auditoria interna;
- Auditoria externa
(auditoria independente);
Compreender como, onde, porque
e por quem a fraude é praticada, é parte do processo de uma boa Governança
Corporativa e é essencial para preservar a sobrevivência da organização,
independentemente de seu tamanho e faturamento.
Pode ser
um desafio eliminar todas as instâncias de fraude de uma organização. Mas
com os procedimentos, treinamento e conscientização adequados, pode-se reduzir
significativamente seu impacto.
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