Quando os recursos disponíveis não estão sendo suficientes para cobrir as despesas das atividades operacionais do seu negócio, você precisa avaliar a forma como o dinheiro está entrando em seu caixa e para onde está sendo destinado. Ao se administrar um negócio, as deficiências de caixa podem se tornar motivo de preocupação, por isso sempre recomendamos um contador profissional terceirizado para ajudar a melhorar seu fluxo de caixa. Mas de qualquer forma, existem ações que você pode fazer para organizá-lo.
Um dos pilares para o sucesso de um negócio é a gestão financeira e muitas empresas possuem um fluxo grande de operações financeiras diariamente, envolvendo pagamentos, recebimentos, compras e vendas, entre outras movimentações. No seu dia a dia, uma empresa precisa de organização, não apenas nas operações, mas também no fluxo de caixa, que basicamente se torna uma análise do saldo disponível, para um balanço correto e adequado de quanto capital a empresa possui, para onde foram destinados os recursos e para qual finalidade. De forma que, independentemente do tamanho do negócio, o empresário tem um cenário completo da saúde financeira da empresa.
Essa gestão financeira é essencial para apoiar tomadas de decisões assertivas, por isso deixamos aqui algumas dicas de como organizar o fluxo de caixa, a fim de ajudar a prever algumas situações financeiras e se planejar, seja para resolver problemas, reduzir despesas, desencalhar estoques, realizar investimentos ou até mesmo solicitar empréstimos.
· Registrar entradas e saídas: não importa se o registro será num software sofisticado ou numa simples planilha de fluxo de caixa. O importante é registrar tudo que for possível, inclusive gastos pequenos que costumam ser menosprezados. Contas fixas e parceladas também devem ser consideradas, isso ajudará na projeção do caixa para os próximos meses;
· Definir um período para seu fluxo de caixa: é importante considerar que um dado isolado pode não representar muita coisa, por isso deve-se optar pelo fluxo de caixa semanal ou até mensal. Para casos de empresas que tem uma grande movimentação diária, a análise funciona melhor diariamente, evitando riscos de perder controle financeiro;
· Definir categorias de entradas e saídas: quando se categoriza as entradas, a identificação correta dos recebimentos da empresa permite investimentos maiores no que é devido. Já nas saídas, a categorização ajuda a identificar os gastos e seus direcionamentos;
· Definir capital de reserva: um capital reserva é imprescindível para sustentar o negócio durante períodos de crise, é arriscado ficar na dependência de vendas mensais, por exemplo, ou de empréstimos e finanças pessoais;
Além dessas dicas principais, incentivar pagamentos à vista para garantir um fluxo de caixa mais simples, manter uma previsão dos pagamentos e recebimentos futuros e sempre manter backup atualizado da sua planilha para evitar perda de dados, também são medidas que ajudam na organização.
Com um fluxo de caixa organizado você otimiza seus processos, identificando os gargalos financeiros da sua empresa, além de direcionar recursos para as áreas que precisam de maiores investimentos e cortar naquelas que estão gastando mais que o necessário.
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