No
planejamento da auditoria anual existem algumas práticas recomendadas para
evitar problemas durante a sua preparação e a sua realização. A
implementação dessas práticas aumentará o valor que sua organização recebe do
processo de auditoria e ajudará você a cumprir confortavelmente seu prazo de
distribuição das demonstrações financeiras auditadas a seus investidores.
É
responsabilidade da administração preparar as demonstrações financeiras e
projetar, implementar e manter controles internos relevantes para a preparação
e apresentação justa das demonstrações financeiras. O primeiro passo da
administração é ter uma equipe de contabilidade interna capaz de obter
relatórios financeiros eficazes, o que permite à administração preparar
demonstrações financeiras que sejam apresentadas de maneira justa. Embora
a administração possa terceirizar alternativamente a função contábil para um
provedor de serviços terceirizado, é importante ter em mente responsabilidade
pelas demonstrações financeiras é da administração.
Se
você ainda não marcou uma reunião de planejamento com seu auditor, a hora de fornecer
uma atualização sobre o ano é agora. Entre os temas de interesse do
auditor estão alterações de contratos, atividades de capital, desempenhos dos
fundos, novos investimentos e quaisquer outras mudanças significativas que
ocorreram durante o ano. A expectativa do cronograma de campo da auditoria
e a sua conclusão também devem ser discutidos na reunião de planejamento.
Questione os seus auditores sobre novos pronunciamentos contábeis aplicáveis
a sua empresa, que devem ser considerados ao preparar as demonstrações
financeiras anuais, como atualização das normas contábeis, por exemplo.
Também
é uma prática padrão os auditores fornecerem a seus clientes uma lista de itens
necessários para que a auditoria seja executada. Peça ao seu auditor que
forneça essa lista antes do final do ano fiscal, pois o conhecimento antecipado
dos documentos que os auditores precisarão ajudará você a se adiantar ao processo
de encerramento do ano. Considere de forma cuidadosa cada um dos
cronogramas que você acertou com os auditores, porque se algum deles consome
bastante do seu tempo ou de sua equipe, questione os motivos e verifique a possibilidade
de obter as mesmas informações por outro recurso.
Para
auditorias contínuas, vale a pena salvar cópias dos documentos do ano corrente
para referência futura. O ideal é anotar a fonte em seu sistema contábil e
os métodos utilizados para extrair relatórios personalizados que faziam parte
da lista de solicitações do ano. Na ausência de alterações significativas
em seus negócios ou operações, isso reduzirá seus esforços na extração desses
relatórios. Esta etapa é útil se você teve uma rotatividade em seu
departamento de contabilidade e um novo funcionário assumiu a responsabilidade
de preparar e enviar informações aos seus auditores.
É
muito importante e recomendado que antes de fornecer qualquer documento
solicitado ao auditor, se verifique se as informações estão de acordo com o
balancete e/ou demonstrações financeiras preparadas internamente. Ainda
que as informações corrigidas estejam de acordo com o balancete, tenha em mente
que seu auditor desejará saber o que mudou e os motivos da
incompatibilidade. Neste caso, vale lembrar que quaisquer reconciliações
durante o processo de auditoria aumentam o custo pois prolongam o cronograma. A
revisão antecipada pode economizar tempo e ajudar a equipe a se concentrar em
questões mais importantes.
Durante o processo de auditoria, os auditores farão
questionamentos adicionais e provavelmente precisarão conversar com você ou sua
equipe com frequência. Designar uma pessoa para lidar com todas as
solicitações relacionadas à auditoria e fornecer respostas oportunas a todas as
suas perguntas garantirá uma auditoria eficiente. Depois, basta uma
reunião de auditoria semanal ou quinzenal entre a gerência e os auditores para
discutir o progresso e resolver quaisquer problemas identificados.
É
um procedimento padrão para os auditores solicitarem confirmações nos saldos
das contas (junto aos fornecedores, clientes, bancos, advogados e outros temas
relevantes). Quando saldos imprecisos ou informações incorretas são
fornecidas na confirmação, alguém precisa dedicar algum tempo para obter as
informações corrigidas. Para melhorar a precisão das confirmações, o ideal
é prepará-las o mais próximo possível da data de confirmação. As contas de
investimentos também é uma área examinada de perto pelos auditores. Você
também pode considerar incluir profissionais qualificados em sua equipe que
possam contribuir para a implementação de suas políticas e procedimentos de
avaliação.
Por
fim, incentive o uso da tecnologia e solicite acesso a todas as ferramentas
disponíveis que a empresa do seu auditor oferece. As empresas de auditoria
em todo o mundo investem significativamente em tecnologia e soluções que tornam
o trabalho mais fácil e produtivo. Algumas das soluções tecnológicas
comuns oferecidas pelas empresas de auditoria a seus clientes incluem o uso de
salas de compartilhamento seguro de arquivos e o uso de serviços de tecnologia
de assinatura eletrônica. A utilização de soluções tecnológicas disponíveis
pode aumentar significativamente a eficiência, ajudar na conformidade com as
regras de proteção de dados aplicáveis e agregar valor ao processo de
auditoria.
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