Com
a epidemia do COVID-19 as empresas têm adotado como medida de prevenção o
trabalho remoto. Porém, nem todas estão preparadas para este modelo, que também
requer medidas de segurança e cuidados, a fim de evitar fraudes. Algumas recomendações
básicas podem ser seguidas para minimizar fraudes e evitar erros dispendiosos.
Conhecer
a estrutura básica da empresa é um primeiro passo, pois ela pode ter um
controle interno muito bem projetado, mas mal executado. O que pode ser um
cenário ruim, pois existe uma falsa sensação de segurança quando na verdade, as
fraudes podem existir. Uma análise adequada dos processos neste momento é
viável, bem como seguir orientações seguras para detectar fraudes rapidamente e
minimizar os riscos.
Um
triângulo de fraude possui três fatores: racionalização, pressão e
oportunidade. Os dois primeiros são difíceis de detectar, mas a oportunidade
pode ser controlada.
Segregar
as responsabilidades também é recomendável para reduzir as fraudes. A chave
para um sólido sistema de controle interno é a segregação adequada de tarefas,
além da revisão das transações e capacitação da gerência. À medida que mais
colaboradores trabalham remotamente, a gerência deve manter uma lista segregada
de tarefas e verificar sobreposições inadequadas para prevenir a fraude em seu
nível de gestão.
A
próxima recomendação é automatizar sempre que possível. Um sistema de
pagamentos automatizado, por exemplo, basicamente já atua com tarefas
segregadas. Um colaborador insere as contas a serem pagas e outra pessoa aprova
o pagamento a ser liberado, aumentando assim a capacidade de detecção de
fraude.
Uma
atenção para o uso de cartões de créditos corporativos no processo de compras
também é destacada para minimizar fraudes. Muitos gastos menores passam
despercebidos quando os extratos não são analisados e são a porta de entrada
para tentativa de maiores desfalques. O ideal é analisar todas as despesas do
cartão de crédito e sempre revisar a lista de pessoas que possui e que
realmente precisa utilizar na empresa. Uma boa opção são cartões de crédito que
limitam seu uso a tipos de despesas, reduzindo a chance de compras que não são
fazem parte da rotina da empresa.
Acrescentamos
também uma recomendação simples, mas que pode afetar a segurança do trabalho
remoto. São os cuidados básicos com o equipamento utilizado pelos colaboradores.
É bem provável que em alguns casos profissionais migram para o home office
utilizando seu equipamento pessoal, como notebook ou computador familiar. São
casos preocupantes, assim como os colaboradores novos que ainda não receberam
todas as orientações sobre como proteger equipamentos fora da rede de segurança
da empresa. Nesses casos, o ideal é que as empresas forneçam a ferramenta ou
certifiquem-se de que usam equipamentos aptos ao acesso de informações
corporativas. Se o equipamento é pessoal, precisa estar com softwares
atualizados, bem como navegador e antivírus. Para as conexões, recomenda-se
roteadores com criptografia ou VPN caso o trabalho seja realizado em locais
externos, como cafeterias ou hotéis.
As
empresas que não possuíam como rotina o trabalho remoto, nesta época de
pandemia são as mais suscetíveis aos incidentes de segurança e detecção de
fraudes, pois precisam provisionar rapidamente uma estrutura de comunicação
segura para todas as partes envolvidas no trabalho. Assim, é imprescindível que
essas recomendações básicas sejam parte das ações implementadas para a
elaboração de políticas de trabalho remoto seguro.
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