ABORDAGENS PROATIVAS PARA PREVENÇÃO DE FRAUDES

A prevenção de fraudes é um tópico bastante pesquisado e por boas razões. Os empresários querem manter suas organizações seguras e protegidas. Eles querem poder confiar em seus funcionários. Eles não querem apenas reagir à fraude, querem ser proativos e evitá-las.

 

Quando se fala em fraude, sempre é necessário que haja um aviso de isenção de responsabilidade de que não existe um método 100% de prevenção de fraudes por aí. Se você tiver um funcionário determinado a roubar a sua empresa, ele provavelmente encontrará uma maneira de fazê-lo eventualmente. Mas você pode dificultar a prática de fraudes (ou outro crime) e certamente facilitar a detecção e a resposta a um incidente.

 

Portanto, embora possa não haver uma maneira de impedir completamente a fraude, há maneiras de sua organização ser proativa e minimizar seu risco. Abaixo estão quatro maneiras indicadas de ajudar a prevenir ou impedir a fraude:


1. Realize uma auditoria interna e/ou avaliação de controle interno

 

Uma avaliação de controle interno acontece quando terceiros avaliam as áreas de riscos de sua organização. Depois de identificadas essas áreas primárias, eles percorrem as lacunas de seus controles internos, fornecem exemplos de como alguém poderia explorar essas lacunas específicas e, em seguida, criam um programa de resolução para preencher essas lacunas.

 

Os terceiros também auxiliam na implementação de controles adicionais e executam testes regulares para ajudar a garantir a aderência dos controles. Você pode se surpreender ao descobrir os riscos aparentemente menores que os funcionários assumem sem perceber as possíveis consequências.

 

Muitas vezes, vemos cheques em branco em cima de arquivos, inventário que não foi bloqueado ou acessos a sistemas financeiros não foram protegidos. A folha de pagamento é outra grande área de risco, especialmente em pequenas organizações. Se o funcionário da folha de pagamento paga a folha de pagamento para todos, inclusive para ele próprio, poderá manipular seu próprio salário.

 

Sugere-se aplicação da segregação de funções, revisão significativa da administração ou até mesmo controles de acesso nos sites dos bancos, pois os controles internos podem fornecer a supervisão necessária para ajudar a evitar a apropriação indevida.

 

2. Use ferramentas de análise de dados

 

Uma das maneiras mais rápidas de verificar se algo está acontecendo em sua organização é usar a análise de dados. A TATICCA – ALLINIAL GLOBAL usa ferramentas para examinar uma população inteira de transações para seus clientes. Também utiliza as informações criadas pela organização no curso normal dos negócios, o que é mais eficaz que o teste de amostra, porque usa 100% dos dados, mesmo em grandes ambientes.

 

Os dados podem vir de sistemas diferentes ou estar em formatos diferentes e podem ser analisados ​​para ajudar a identificar erros e processar falhas, além de fraudes. Por exemplo, se você deseja investigar se algum dos seus funcionários se cadastrou como fornecedor e se paga por serviços não executados, as ferramentas podem obter uma lista de nomes de funcionários, endereços e conciliar com sua lista de fornecedores.  Ou se você quiser ver se algum de seus vendedores está promovendo as vendas no final do mês para cumprir as metas de vendas, a TATICCA – ALLINIAL GLOBAL pode usar ferramentas para examinar o razão de vendas completo e identificar a data e o vendedor de quaisquer transações potencialmente suspeitas para guiar uma investigação mais aprofundada.

 

3. Realize análises de seguros

 

Uma ótima maneira de ser proativo é garantir que você tenha uma cobertura de seguro adequada. Frequentemente, vemos que as organizações têm uma apólice de seguro, mas quando se trata de renovação, elas não examinam atentamente se ela ainda atende às suas necessidades.

 

Se você enfrentar fraudes ou outros desastres em um nível de interrupção dos seus negócios, sua operadora de seguros poderá reembolsá-lo pelos rendimentos perdidos enquanto você estiver em baixa. No entanto, se sua empresa cresceu significativamente desde a primeira vez que você comprou sua apólice de seguro, talvez você não receba o que merece. Sua perda será medida com base no limite de cobertura da apólice atualmente em vigor. Se esse limite não for alto o suficiente para cobrir seu volume de vendas atual, é possível que seu pagamento seja menor do que deveria. Além disso, no caso de ocorrer uma fraude na sua organização, existe uma cobertura de seguro, como a cobertura contra roubo de funcionários, que pode ajudar a recuperar parte ou a totalidade do que foi levado.

 

No entanto, os limites dessas políticas também precisam ser revisados ​​porque, uma vez que os limites das políticas são atingidos, há uma baixa probabilidade de que você possa recuperar fundos adicionais do fraudador. Sem revisar sua cobertura com antecedência e analisar os piores cenários que você pode enfrentar, poderá ficar subestimado quando ocorrer um desastre.

 

Não se esqueça de que podem ocorrer despesas extras devido a perdas, que podem ou não ser reembolsadas. Se o seu local de negócios incendiasse, seria necessário obter um espaço temporário e começar a pagar um segundo pagamento de aluguel? Você continuará pagando seus funcionários para que você ainda os tenha quando reabrir? Esses são os tipos de considerações a serem analisadas ao decidir se você precisa de cobertura extra.


4. Realize auditorias de conformidade de contrato

 

Seus fornecedores estão aderindo aos termos do seu contrato? Uma auditoria de conformidade de contrato pode ser descoberta se os fornecedores não estiverem cobrando de acordo com as taxas acordadas ou acima do valor acordado.

 

A TATICCA – ALLINIAL GLOBAL frequentemente analisa aplicativos de pagamento e faturas de fornecedores para determinar a conformidade do contrato. A conformidade do contrato é especialmente uma preocupação para as empresas com contratos de milhões de dólares em vigor.

 

Embora essas empresas possam ou não ter tempo ou mão de obra para auditar a conformidade do contrato, elas certamente desejam garantir que estão pagando/recebendo o que deveriam, de acordo com o que assinaram. Temos uma equipe experiente e multidisciplinar que pode verificar a conformidade do seu contrato.

 

A TATICCA – ALLINIAL GLOBAL atua com serviços integrados de compliance, auditoria, contabilidade, impostos, corporate finance, financial advisory, risk advisory, tecnologia, consultoria empresarial e treinamentos. Para obter mais informações, acesse www.taticca.com.br ou e-mail taticca@taticca.com.br. Nossa empresa conta com profissionais com ampla experiência no mercado e possui metodologias certificadas para a realização das atividades.