7 HÁBITOS DE UM DEPARTAMENTO CONTÁBIL ALTAMENTE EFICAZ

Se você já respirou fundo e pensou: "Gostaria que meu departamento de contabilidade fosse mais eficaz", você não está sozinho. Alguns anos atrás, classificar um departamento de contabilidade quanto à eficácia significava simplesmente observar a capacidade financeira e as habilidades de entrada de dados. No entanto, o mundo está evoluindo e os departamentos de contabilidade precisam evoluir junto com ele. 

 

Se o seu departamento de contabilidade não possui as habilidades necessárias para atuar em equipe, você pode estar em desvantagem. O livro de Stephen R. Covey, “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, oferece uma visão poderosa sobre os atributos e hábitos destas pessoas. 

 

Você acha que seus conceitos podem ser aplicados ao seu departamento de contabilidade?

 

Hábito 1: Seja proativo

 

Ser proativo é assumir responsabilidades. Muitas pessoas associam ser proativo apenas com membros da gerência ou de um departamento de vendas, mas um departamento de contabilidade não é exceção.  Um departamento de contabilidade deve assumir o controle e a responsabilidade de inúmeras tarefas, como fornecer informações financeiras oportunas, salvaguardar ativos e prevenir fraudes.  Por exemplo, qualquer departamento contábil pode apenas entregar os resultados financeiros a pedido da gerência, mas um departamento contábil altamente eficaz pode ser proativo e entregar esses resultados financeiros antes da data de vencimento, além de fazer perguntas contundentes à gerência, executar análises críticas de dados para gerenciamento e  forneça relatórios dinâmicos.

 

Hábito 2: Tenha um objetivo em mente

 

Covey ilustra que “ter um objetivo em mente” significa começar cada dia, tarefa ou projeto com uma visão clara da direção e destino desejados e, em seguida, continuar flexionando seus músculos proativos para que as coisas aconteçam. Um departamento de contabilidade tem muitas tarefas para concluir em um determinado período de tempo, e todas essas tarefas devem ter um caminho criterioso definido em como realizá-las. Se essas tarefas possuem políticas e procedimentos escritos em vigor ou apenas etapas informais a serem concluídas, é fundamental que o objetivo desejado tenha sido avaliado.  Por exemplo, um departamento contábil altamente eficaz, ao realizar o encerramento do mês, deve avaliar o tempo de cada entrega e trabalhar para  determinar as etapas necessárias para alcançar com êxito a meta desejada.

 

Hábito 3: Primeiro o mais importante

 

Covey define isso como organização e execução das suas prioridades.  Como um departamento de contabilidade deve priorizar diariamente, semanalmente e mensalmente e ser capaz de alinhar seus itens de ação críticos, essa rotina é preenchida com tarefas a serem esperadas e inesperadas. Gerenciar sua agenda e carga de trabalho para se concentrar nessas prioridades é vital para o departamento funcionar de maneira eficaz.  Por exemplo, um membro do departamento de contabilidade recebe uma solicitação inesperada para executar determinados relatórios de inventário para a administração, mas está no meio do encerramento do mês. Portanto, o membro da equipe de contabilidade deve se comunicar com todas as partes para poder gerenciar adequadamente sua carga de trabalho e priorizar quais itens de ação serão executados primeiro.

 

Hábito 4: Mentalidade Ganha X Ganha

 

Isso pode ser descrito como acordos ou soluções que são mutuamente benéficos e satisfatórios.  Um departamento de contabilidade trabalha com muitas pessoas diferentes, dentro e fora da organização, e esses relacionamentos são essenciais para manter a eficácia. A equipe de contabilidade pode colaborar com vários outros departamentos, incluindo gerenciamento, vendas, operações, folha de pagamento, tecnologia da informação e outros - o compartilhamento de informações e conhecimentos pode ser valioso para ambas as partes.  A equipe de contabilidade também pode ter relacionamentos importantes fora da organização com clientes, fornecedores, banqueiros, advogados ou terceiros, onde a manutenção de um relacionamento sólido cria uma base de confiança e interdependência.  Por exemplo, um cliente solicita que o método de faturamento seja modificado do correio normal uma vez por mês para entrega eletrônica. Um departamento de contabilidade altamente eficaz entenderá a importância da solicitação do cliente e trabalhará dentro da organização para acomodar essa solicitação e, como resultado, o novo processo acaba beneficiando ambas as partes.

 

Hábito 5: Procure primeiro compreender, depois ser compreendido

 

Covey enfatiza que "procurar primeiro compreender, depois ser compreendido" significa colocar-se na perspectiva da outra pessoa, ouvindo enfaticamente tanto o sentimento quanto o significado.  Um departamento de contabilidade deve usar a comunicação e o componente de escuta nas tarefas diárias, pois deve obter informações comunicando-se com várias partes para executar quase todas as tarefas, como relatórios financeiros, cobrança de clientes, pagamentos de fornecedores, gerenciamento de estoque, orçamento e muito mais. Embora as informações possam ser obtidas de diferentes formas, o contador que escuta e entende é vital na maneira como utilizará e concluirá a entrega final.  Por exemplo, um gerente de vendas solicita um relatório de vendas ao departamento de contabilidade, que mostra dados específicos de vendas do cliente. O contador ouve atentamente as solicitações do gerente de vendas, faz perguntas de acompanhamento de qualidade e fornece ao gerente de vendas vários exemplos de relatórios de vendas com base na solicitação. O resultado final não é apenas um relatório de vendas padrão, mas também um relatório de vendas específico e valioso que beneficia o gerente de vendas.

 

Hábito 6: Criar sinergia

 

Sinergia significa inovar e resolver problemas com aqueles que têm um ponto de vista diferente. Em outras palavras, sinergia pode significar "duas cabeças pensam melhor que uma" e cooperação criativa.  Um departamento de contabilidade não apenas coopera com sua própria equipe, mas também deve ter sinergia com todos os departamentos de uma organização para ter sucesso. Uma equipe de gerenciamento bem-sucedida de uma organização geralmente possui líderes dinâmicos de todos os departamentos que se comunicam regularmente para atender às muitas necessidades da organização. Por exemplo, o contador pode estar inserindo os dados semanais da folha de pagamento no Razão, com base em um processo manual que a organização realiza há muitos anos. E se o contador consultar o departamento de tecnologia da informação (TI) para saber se há uma maneira de automatizar o processo da folha de pagamento? A cooperação e o ponto de vista diferente podem resultar em um processo automatizado para inserir a folha de pagamento, permitindo que o contador use seu tempo em áreas mais críticas.

 

Hábito 7: Afinar o instrumento

 

"Afinar o instrumento" significa buscar melhoria e renovação contínuas profissional e pessoalmente.  O departamento de contabilidade deve encontrar continuamente maneiras de melhorar e educar-se em todas as suas funções e responsabilidades. Como o setor de contabilidade está sempre mudando, exige que o departamento de contabilidade seja atualizado sobre sua disciplina. Um contador pode treinar com um supervisor imediato, mas também pode realizar muitas atividades por conta própria, como realizar pesquisas e participar de treinamentos de educação profissional contínua. Um departamento de contabilidade bem-sucedido deve ter níveis variados de contadores que estão constantemente aprendendo e se esforçando para obter mais conhecimento. Por exemplo, o contador de custos tem suas tarefas diárias relacionadas ao estoque e aos custos, mas ocasionalmente precisa ajudar a equipe de orçamento. O contador de custos está ansioso por adquirir mais experiência na área de orçamento e frequenta cursos de educação profissional continuada.

 

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficientes de Covey poderiam se aplicar ao seu departamento de contabilidade e criar uma equipe altamente eficaz? Nós acreditamos que sim!

 

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